நிமிடங்கள் என்பது நிகழ்வுகளை அதிகாரப்பூர்வமாக பதிவு செய்ய அனுமதிக்கும் ஆவணங்கள். நிகழ்வுகள் நடந்ததை ஆவணப்படுத்தவும், தேவைப்படும்போது அதைக் குறிப்பிடவும், அதிகாரப்பூர்வமான மற்றும் சரியான முறையில் தகவலைப் பகிரவும், சட்டப் பாதுகாப்பிற்காகவும் நிமிடங்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. இந்த சம்பவம் குறித்த அதிகாரப்பூர்வ அறிவிப்பு நிமிடங்களில் வழங்கப்படுகிறது.

ஒரு நிமிடம் என்றால் என்ன?

நிமிடங்களை வைத்திருப்பது என்பது ஒரு நிகழ்வு, சந்திப்பு, பரிவர்த்தனை செயல்முறை அல்லது உரையாடலின் உள்ளடக்கத்தை அதிகாரப்பூர்வமாக பதிவு செய்யும் செயல்முறையாகும். சட்ட செயல்முறைகளில் பாதுகாப்பை வழங்கவும், சம்பவத்தை அதிகாரப்பூர்வமாக ஆவணப்படுத்தவும், சட்ட செயல்முறைகளில் அதிகாரப்பூர்வ ஆவணமாக குறிப்பிடவும், நிலைமையை துல்லியமாக தெரிவிக்கவும் நிமிடங்கள் வைக்கப்படுகின்றன.

உத்தியோகபூர்வ நிறுவனங்களால் தயாரிக்கப்பட்ட நிமிடங்களில் காவல்துறை, நோட்டரி, நீதிமன்றம், நிறுவனங்கள், அரசு அலுவலகங்கள் அல்லது உத்தியோகபூர்வ நிறுவனங்கள் கையெழுத்திடலாம்.

நிமிடங்களை எப்படி வைத்திருப்பது?

நிமிடங்கள் உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்கள் என்பதால், அவற்றைத் தயாரிக்கும் போது பின்பற்ற வேண்டிய சில விதிகள் உள்ளன. பதிவு செய்யப்பட வேண்டிய நிகழ்வின் தன்மை மற்றும் இருப்பிடம் தொடர்பான மாற்றங்களையும் வெவ்வேறு விவரங்களையும் மினிட் கீப்பிங் நடைமுறைகள் கொண்டிருக்கலாம். நிமிடங்களை எவ்வாறு வைத்திருப்பது என்பதற்கு உதாரணமாக பின்வரும் நிபந்தனைகளைப் பயன்படுத்தலாம்:

நிமிடங்களின் உள்ளடக்கத்தைத் தொடங்குவதற்கு முன், நீங்கள் விதிகளின்படி தலைப்பை எழுத வேண்டும். அறிக்கையின் பொருளான சம்பவத்திற்கு சிறப்பு சூழ்நிலை இல்லை என்றால், தலைப்பை பக்கத்தின் நடுவில் மற்றும் பெரிய எழுத்துக்களில் 'MINUTES' என்று எழுத வேண்டும்.
அறிக்கையில் விவரிக்கப்பட்டுள்ள சம்பவத்தின் தன்மையைக் கூறிய பிறகு, சம்பவம் பற்றிய விரிவான தகவல்களை வழங்க வேண்டும். சம்பவம் குறித்த விரிவான தகவல்களுடன், சம்பவம் பற்றிய தகவல்கள் எவ்வாறு பெறப்பட்டன என்பதும் அறிக்கையில் சேர்க்கப்பட வேண்டும்.
என்ன நடந்தது, சம்பவம் எங்கு நடந்தது, தேதி மற்றும் நேரம் போன்ற தகவல்களையும் தெளிவாகக் குறிப்பிட வேண்டும்.
அறிக்கையில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள நிகழ்வு தொடர்பாக ஆதாரமாகக் கருதக்கூடிய சான்றுகள் இருந்தால், இவையும் அறிக்கையில் சேர்க்கப்பட வேண்டும். ஆதாரம் எப்படி கிடைத்தது என்ற தகவல்களும் அறிக்கையில் சேர்க்கப்பட வேண்டும்.
நிமிடங்கள் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பக்கங்களை எடுத்துக் கொண்டால், பக்கங்களின் பின்புறம் காலியாக விடப்பட்டு புதிய பக்கங்கள் எண்ணிடப்பட வேண்டும்.
நிமிடங்களில் தகவல் சேர்க்கப்பட்டுள்ள நபர்களின் ஈரமான கையொப்பங்களும் தேவை. கையெழுத்து இல்லாத நிமிடங்கள் செல்லாது.

நிமிடங்களைத் தயாரிக்கும் போது கவனிக்க வேண்டியவை

நிமிடங்கள் அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்கள் என்பதால், நிமிடங்களைத் தயாரிக்கும் போது சில வார்ப்புருக்கள் மற்றும் விதிகள் பின்பற்றப்பட வேண்டும். நிமிடங்களைத் தயாரிப்பதில் முக்கியமான புள்ளிகள் பின்வருமாறு:

இது A4 அல்லது A5 தாள்களில் தயாரிக்கப்பட வேண்டும்.
நிமிடங்களின் தலைப்பு பக்கத்தின் நடுவில் பெரிய எழுத்துக்களில் எழுதப்பட வேண்டும்.
சம்பவம் நடந்த தேதி மற்றும் நேரம், சம்பவம் எப்படி நடந்தது மற்றும் சம்பவம் எவ்வாறு அறியப்பட்டது என்பது பற்றிய விவரங்கள் விரிவாக சேர்க்கப்பட வேண்டும்.
சம்பவம் தொடர்பான ஆதாரங்களும் அறிக்கையில் சேர்க்கப்பட வேண்டும்.
நிமிடங்களில் பெயரிடப்பட்ட நபர்களின் அடையாளத் தகவல்களும் சேர்க்கப்பட வேண்டும்.
நிமிடங்களின் முடிவில், தேதி மற்றும் நேரம் நிமிடங்கள் வைக்கப்பட்டு, குறிப்பிடப்பட்ட நபர்களின் கையொப்பங்கள் சேர்க்கப்பட வேண்டும், இதனால் முடிவு தெளிவாக இருக்கும்.

நிமிடங்களால் என்ன பயன்?

சம்பவத்தைப் புகாரளிக்க வேண்டிய சந்தர்ப்பங்களில் அவை அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்களாக இருப்பதால் நிமிடங்கள் வைக்கப்படுகின்றன. நிமிஷங்கள் நிகழும் நிகழ்வுகளுக்கு சட்ட மற்றும் சட்டப்பூர்வ பாதுகாப்பாக செயல்படுகின்றன, நிறுவன மற்றும் பணியாளர்-முதலாளி உறவுகளின் நிர்வாக சூழ்நிலைகளுக்கான குறிப்பு. நிமிடங்கள் உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்களாக முன்வைக்கப்படுவதற்கும், சம்பவத்திற்கு பயனுள்ளதாக இருப்பதற்கும், அவை உண்மையான தகவல்களுடனும் அக்கறையுடனும் தயாரிக்கப்பட வேண்டும். வெவ்வேறு நிகழ்வுகள் மற்றும் நோக்கங்களுக்காக நிமிடங்களை அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்களாகப் பயன்படுத்தலாம். நிமிடங்களை வைத்திருப்பதன் நன்மைகளை நாம் பின்வருமாறு பட்டியலிடலாம்:

நீதிமன்றம், நோட்டரி, உத்தியோகபூர்வ அலுவலகங்கள் அல்லது பொது நிறுவனங்களால் சட்ட செயல்முறைகளில் ஆதாரமாக வைத்திருக்கும் நிமிடங்களைப் பயன்படுத்தி அவை சட்டப் பாதுகாப்பை வழங்குகின்றன.
தடைகள் அல்லது குற்றவியல் நடவடிக்கைகள் தேவைப்படும் சந்தர்ப்பங்களில், சம்பவத்தின் செயல்முறை தொடர்பான உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்களாக நீதிமன்றங்களில் நிமிடங்கள் சமர்ப்பிக்கப்படுகின்றன.
வணிக நிறுவனங்களில், கூட்டங்கள் மற்றும் கலந்துரையாடல்களின் உள்ளடக்கத்தின் விவரங்களை வைத்திருக்க நிமிடங்களை வைக்கலாம். இந்த நிமிடங்கள் எதிர்கால முடிவுகளில் பயன்படுத்தப்படலாம்.
பணியிட நிகழ்வுகள் தொடர்பான சட்ட செயல்முறைகளில் முதலாளி மற்றும் பணியாளரைப் பாதுகாப்பதற்காக பணியிடங்களில் வைக்கப்படும் நிமிடங்களை வைக்கலாம்.

அவர்களின் சூழ்நிலைக்கு ஏற்ப நிமிடங்களை வைப்பது எப்படி?

சம்பவத்தை பதிவு செய்ய வேண்டிய சந்தர்ப்பங்களில், வெவ்வேறு பகுதிகளில் இருந்தாலும் நிமிடங்களை வைக்கலாம். வணிக வாழ்க்கை, கல்வி மற்றும் சுகாதார நிலை மற்றும் சட்ட அல்லது குற்றவியல் நடவடிக்கைகளுக்கு நிமிடங்களை வைத்திருக்கலாம். மருத்துவமனை பரிசோதனைகள் மற்றும் சிகிச்சைகளில் சிக்கல்கள் ஏற்பட்டால், சுகாதார நிலை, கல்வி வாழ்க்கையில் ஒழுக்கம் போன்ற தண்டனைகளுக்கான அறிக்கை, இராணுவப் பகுதிகளில் ஏதேனும் பிரச்சனை அல்லது பணியிடத்தில் விபத்து போன்றவற்றுக்கான அறிக்கையை வைக்கலாம்.

போக்குவரத்து விபத்து அறிக்கையை எப்படி வைத்திருப்பது?

பொருள் சேதத்துடன் போக்குவரத்து விபத்து அறிக்கை பின்வரும் விதிகளின்படி தயாரிக்கப்படலாம்:

விபத்துக்குள்ளான நபர்களால் மட்டுமே அறிக்கை இரண்டு பிரதிகளில் நிரப்பப்பட வேண்டும். நீங்கள் விபத்தில் சிக்கினால், உரிமம் இல்லாவிட்டாலும் அறிக்கையை நிரப்புவது கட்டாயமாகும்.
நிமிடங்களுக்கு நிரப்பப்பட்ட படிவம் ஒரு புகைப்பட நகலாக இருந்தாலும், கட்சிகளின் ஈரமான கையொப்பங்கள் நிமிடங்களில் இருக்க வேண்டும்.
படிவத்தில் உள்ள தகவல்கள் முழுமையடையாமல் நிரப்பப்பட வேண்டும் மற்றும் விபத்துக்கான காரணத்தை தெளிவாகக் குறிப்பிட வேண்டும்.
நிறுவனம் மற்றும் பாலிசியை அடையாளம் காண முடியாவிட்டால், அறிக்கை செல்லாது என்பதால், காப்பீட்டு நிறுவனங்கள் மற்றும் தரப்பினரின் போக்குவரத்துக் கொள்கை எண்கள் முழுமையாகவும் துல்லியமாகவும் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.
ஐந்து வணிக நாட்களுக்குள் காப்பீட்டு நிறுவனத்திடம் அறிக்கை சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும்.

இராணுவ அறிக்கைகளை எவ்வாறு வைத்திருப்பது?

இராணுவத் துறைகளில், நிமிடங்கள் வழக்கமாக ஒரு நிலையான டெம்ப்ளேட்டைக் கொண்டிருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, அறிக்கை ஒரு ஒழுங்குமுறை சம்பவத்துடன் தொடர்புடையதாக இருந்தால், அறிக்கைப் பக்கத்தின் மேல் நடுப்பகுதியில் 'INDISCPLINARY DTECTION REPORT' என ஒரு தலைப்பு எழுதப்பட்டுள்ளது. சம்பவம் நடந்த தேதி, சரியான நேரம் மற்றும் சரியான இடம் ஆகியவற்றைக் குறிப்பிட்ட பிறகு, சம்பவம் பற்றிய தகவல்கள் மற்றும் சம்பவத்தில் குறிப்பிடப்பட்ட பெயர்கள் அறிக்கையில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளன. நிமிடங்கள் வைக்கப்பட்ட தேதி இறுதியில் குறிப்பிடப்பட்ட பிறகு, நிமிடங்களில் குறிப்பிடப்பட்ட நபர்களின் ஈரமான கையொப்பங்கள் மற்றும் நிமிடங்களை வைத்திருப்பவரின் ஈரமான கையொப்பங்களுடன் நிமிடங்கள் முடிக்கப்படுகின்றன.

மாணவர் அறிக்கைகளை எவ்வாறு வைத்திருப்பது?

மற்ற நிமிடங்களைப் போலவே, அறிக்கையின் தலைப்பு பெரிய எழுத்துக்களில் எழுதப்பட்ட பிறகு, நிகழ்வின் தேதி, நேரம், நிகழ்வு விவரங்கள் மற்றும் நிகழ்வில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள பெயர்கள் ஆகியவை அடங்கும். நிமிடங்களின் தேதி இறுதியில் சேர்க்கப்பட்ட பிறகு, மாணவர், ஆசிரியர், உதவி அதிபர் மற்றும் முதல்வர் ஆகியோரின் ஈரமான கையொப்பங்களுடன் நிமிடங்கள் முடிக்கப்படும்.